1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu politikanın amacı, Döksan Isıl İşlem ve Arge Merkezi A.Ş’nin (Şirket) sunmuş olduğu hizmet ve faaliyetleri çerçevesinde müşterilerinin çıkarını ve piyasanın bütünlüğünü gözeterek adil ve dürüst davranmasını sağlamak; bu doğrultuda müşterileri ile olan ilişkilerinde kendisi, ortakları, çalışanları, yöneticileri ve bunlarla doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkili bulunan kişiler ile müşterileri arasında veya bir müşterisi ile başka bir müşterisi arasında çıkabilecek çıkar çatışmalarını belirlemek ve yönetmektir.

Bu Politika, Şirket’in yetkili olduğu her bir hizmet ve faaliyet için müşterinin çıkarlarına aykırı olabilecek olası durumları, bu durumların önlenmesi için alınabilecek tedbirleri ve çıkar çatışmalarının önlenememesi durumunda izlenecek prosedürleri belirlemekte ve bunların güncelliğini sağlamaktadır. 

2.SORUMLULUK

Şirket’in yöneticileri, çalışanları, ortakları ve bu sayılan taraflarla müşterilerimiz arasında ya da müşterilerimizin kendi aralarında oluşabilecek çıkar çatışmalarının belirlenmesi, önlenmesi ve yönetilmesi için, Şirket’in büyüklüğüne, organizasyon yapısına ve sunduğu yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetlere uygun bir politika oluşturmakla ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

Şirket’in tüm personeli ve ilgili kişiler, bu Politika ile düzenlenmiş kurallara uygun hareket etmek zorundadır.

3.TANIMLAR

Şirket : Döksan Isıl İşlem ve Arge Merkezi A.Ş

Politika : Çıkar Çatışmaları Politikası

Çıkar Çatışması : Şirketin amacını ve görevlerini tarafsız olarak yerine getirmesini etkileyen ya da etkileyebilecek kişisel menfaat oluştuğunda ortaya çıkar.

4.ÇIKAR ÇATIŞMASINA YOL AÇABİLECEK OLASI DURUMLAR

Şirketimiz; müşterilere hizmet ve faaliyetler sunulması sürecinde müşterinin çıkarlarına aykırı olabilecek olası durumları tespit etmek için, kendisi, ortakları, çalışanları, yöneticileri ve bunlarla doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkili bulunan kişilerin,

• Müşteri aleyhine mali kazanç elde edecekleri veya mali kayıptan kurtulacakları,
• Müşterinin bir çıkarı olmadığı halde müşteriye sunulan hizmet ve faaliyetten çıkar elde edecekleri,
• Bir müşteri ya da müşteri grubunun diğer bir müşteri veya müşteri grubuna tercih edilmesi sonucunda çıkar elde edecekleri,

• Müşteriye sunulan hizmet ve faaliyet nedeniyle müşteri dışında kalan başka bir kişiden standart ücret ve komisyon dışında mali kazanç elde edecekleri durumları dikkate alarak hareket eder.

Şirket tarafından hizmet ve faaliyetlerin sunulması sürecinde ortaya çıkabilecek tipik çıkar çatışmaları örnekleri aşağıda listelenmiştir:

• Bir işlemde hem alıcı hem de satıcı olunması,
• Şirketin veya çalışanların, bir müşteriden bağımsızlığını ve dürüstlüğünü etkileyebilecek bir hediye kabul etmesi,
• Yöneticilerin müşteri şirketlerinin yönetim kurulu ve/veya komitelerine katılması
• Çalışanların müşterilere uygun olmayabilecek karmaşık ürünleri satmaları koşuluyla ödüllendirilmeleri,
• Maddi çıkarları olan müşterilerin çıkar  çatışması,
• Belirli müşterilerin emirlerinin diğer müşterilerden öncelikli olarak gerçekleştirilmesi,
• Çalışanlar, aile fertleri, dostları veya ilişkide bulunulan müşteri ve tedarikçiler dâhil diğer üçüncü şahıslarla hiçbir surette karşılıklı veya karşılıksız menfaat sağlayan iş ilişkisine girmez. İstisnai haller Şirket’in bilgisi ve onayına tabidir. Aynı doğrultuda Şirket çalışanları, yakın aile fertlerinin rakip şirketlerde çalışmalarından dolayı oluşabilecek çıkar çatışmalarına karşı da dikkatli olmalıdır.
• Şirket çalışanları, doğrudan ve dolaylı yollarla “tacir” veya “esnaf” statüsünde çalışmalarda bulunamaz, rakip ya da şirketin iş ilişkisinde bulunduğu şirketlerde görev alamaz ve her ne ad altında olursa olsun çalışma saatleri içinde veya dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışamaz.
• Çalışanların mesai saatleri dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaları, herhangi bir şirkette yönetim kurulu üyeliği veya denetçiliği yapmaları Şirket’in yazılı onayı ile olasıdır.
• Çalışanların yetkilerini, kendi ve/veya yakınları menfaatine kullanarak Şirket’ zarar vermesi kabul edilemez. Satın alma ve satış faaliyetleri ile taraf olduğu tüm işlemler ve sözleşmelerden doğrudan ya da dolaylı olarak kişisel kazanç elde edemez.
• Çalışanlar şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlardan kişisel amaçlı borç para ve/veya mal/hizmet alamaz ve ödünç para ve/veya mal/hizmet veremez.
• Müşterilerle ilişkilerde şu hususlar dikkate alınır; müşteri lehine bile olsa, müşteri bilgisi olmaksızın bir işlem yapılamaz ve şirket lehine olsa dahi, müşteri zaaflarından yararlanılamaz ve müşteriye eksik ya da yanlış bilgi vererek kar amacı güdülemez.
• Şirket personeli, şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlardan Şirket’i yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler vb. kabul edemez ve veremez.
• Şirket çalışanlarının tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye ya da menfaat kabul edemez, üçüncü kişi ve kuruluşlara bu tarz etkiler yaratabilecek hediye ve menfaat sağlama yönünde girişimde bulunamaz.
• Şirket çalışanları rüşvet vermek/almak ve rüşvet sayılabilecek ya da buna benzer konusu suç teşkil eden bir eylem içinde yer alamaz.
• Şirket çalışanları rekabet ve haksız rekabete ilişkin yasalara uyar ve görevleri esnasında, rakip kuruluşlar ve bunların hizmetlerine yönelik olumlu ya da olumsuz görüş belirtmez.
• İşe alma kararı verme durumunda olan yöneticiler, eşlerini, birinci ve ikinci dereceden akrabalarını ve bu kişilerin yakınlarını Şirket’in izni ve bilgisi haricinde işe alamaz.
• Şirket çalışanları, bireysel ve gönüllü olarak çalışma saatleri dışında şirkette sürdürdükleri görev ile çıkar çatışması yaratmamak, şirket adını, şirketteki pozisyonunu, unvanını ve şirkete ait kaynakları kullanmamak, çalışma arkadaşlarının zamanını almamak ve çalışma yerinde faaliyetlerde bulunmamak kaydıyla politik faaliyetlerde bulunabilir. Çalışanların herhangi bir politik partide görev alması ancak Şirket Yönetim Kurulu’nun yazılı onayı ile mümkündür.
• Çalışanlar Şirket’in Yönetim Kurulu’nun yazılı onayı olmadan şirket faaliyetleri ile ilgili konularda konuşmalar yapamaz, profesyonel yazılar yazamaz.
• Herhangi bir yayın kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, seminer-konferans vb. yerlere konuşmacı olarak katılmak Şirket’in Yönetim Kurulu’nun yazılı onayına bağlıdır. Bu faaliyetlerden hiçbir şekilde kişisel kazanç elde edilemez.
• Çalışanlar Şirket’in varlık ve kaynaklarını şahsi çıkar ve/veya siyasi aktivite ve çıkar için doğrudan ve dolaylı olarak kullanamazlar.
• Çalışanlar şirket kaynaklarını ve varlıklarını kasıtlı olarak uygun olmayan bir biçimde kullanarak ya da ele geçirerek “hile yaparak” haksız kazanç sağlayamaz.
• Şirket faaliyetlerinden herhangi birinin kara para aklama gibi yasal olmayan işlerde kullanılmasını, çalışanlarının bu tür işlere aracılık etmesini kesinlikle yasaklar
• Şirket varlıkları, imkânları ve personeli şirket dışında kullanılamaz, yöneticiler şahsi işleri için çalışanları ve şirket araçlarını görevlendiremez.
• Çalışanlar, görevleri gereği elde etmiş oldukları bilgileri, kendi, yakınları veya üçüncü kişiler lehine haksız kazanca yol açacak şekilde kullanmaz ya da kurumun veya müşterilerin zarar görmesine yol açmazlar.

5.İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKASI

Şirket’in hedefine en verimli biçimde ulaştırılmasında aşağıda belirtilen temel ilkeler esas alınır;

• Personel arasında hiçbir ayrım gözetmeksizin tüm çalışanların mesleki ve kişisel gelişimi için gerekli olan ortam ve şartları sağlamak,
• Personele piyasa ve Banka bütçe olanakları doğrultusunda günün koşullarına göre yeterli ücret ve özlük hakları sağlamak,
• Şirketin hedefine ulaşmak için ihtiyaç duyulan işin niteliğine göre uygun yetkinlikte insan kaynağını temin etmek,
• Bir üst ünvana yükselmek için gerekli koşulları sağlayan personele, kariyer imkânları sunmak,
• Personelin görüş ve önerilerini ifade edebileceği iletişim kanallarını açmak,
• Personelin ortak hedefler etrafında buluşmalarını sağlamaya çalışmak, kurum kültürünün paylaşılmasını ve kuruma bağlılığı sağlamak,
• Yapılan görevin niteliğine uygun ve güvenli çalışma olanakları sağlamak,
• Başarılı olan personelin ödüllendirilmesini sağlamak,
• Sektör araştırmaları yapıp, gerektiğinde yönetimi bilgilendirmek,
• Personeli yaratıcı düşünmeye ve işlemleri geliştirecek yeni fikirler üretmeye özendirecek bir iş ortamı sağlamak,
• Personelin verimlilik ve karlılık ilkelerine bağlı olarak çalışmasını sağlamaktır.

6.ÇIKAR ÇATIŞMALARININ BELİRLENMESİ VE YÖNETİLMESİ

Şirketimiz, çıkar çatışmalarının önlenmesi için kabul edilen tedbirler ile çıkar çatışmalarının önlenemediği durumlarda takip edilecek prosedürleri, Şirketin büyüklüğüne, organizasyon yapısına ve sunduğu yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetlere uygun olarak belirlemekte ve bunların güncelliğini sağlamaktadır.

Şirketimiz özellikle aşağıdaki konularda etkin tedbirler almış ve prosedürler oluşturmuştur:

     Şirketin organizasyon yapısı, personelin görev yerleri ve karar alma süreçleri, çıkar çatışmalarını en aza indirecek şekilde oluşturulmuştur.

• Şirket personelinin görev, yetki ve sorumlulukları çıkar çatışmalarını önleyecek şekilde yazılı olarak belirlenmiş ve kendilerine teslim edilmiştir.
• Çıkar çatışmalarının kaçınılmaz olduğu durumlarda müşterilere piyasadaki fiyat, oran ve uygulamalardan önemli ölçüde farklı olmayacak şekilde adil muamelede bulunulması sağlanmıştır.
• Müşteri şikâyetlerinin kayıt altına alınması ve değerlendirilmesine ilişkin şeffaf ve etkin prosedürler oluşturulmuştur.
• Çıkar çatışmasına konu olan birimlerinde çalışanların performans ve ödüllendirme kriterleri ile ücretlendirilmesine dair esaslar belirlenmiş ve kendilerine duyurulmuştur.

      Çıkar çatışmalarının tespiti ve yönetilmesini sağlamak amacıyla müşteri bilgileri, emir, talimat ve işlemler, mevzuata uygun yöntemlerle kayıt altına alınmakta ve kayıtların saklanmasısağlanmaktadır.

• Şirketin taraf olduğu işlemlere konu olan hukuki metin ve sözleşmelerin çıkar çatışmalarına ve gizli bilginin suistimaline olanak vermeyecek şekilde hazırlanması sağlanmaktadır.
• Şirket içinde bilgi akışının önlenmesi amacıyla, personelin sistem erişim yetkileri, çalıştıkları birimlere ve görev tanımlarına uygun olarak oluşturulan rol şablonları doğrultusunda verilmektedir. Paylaşılan bilginin bir ya daha fazla müşterinin çıkarlarına zarar verme ihtimali bulunduğu durumlarda, çıkar çatışması riski bulunan faaliyetleri yapan ilgili kişiler arasında bilgi paylaşımı engellenmiştir.
• Şirket İç Denetimi, çıkar çatışmaları politikası ve ilgili politika ve prosedürlerin uygulanması ile çıkar çatışmasına konu olan birimler ve bu birimlerde çalışanların gözetim ve denetiminden sorumludur. İç Denetim tarafından tespit edilen bulgular, Yönetim Kurulu ve üst yönetim ile paylaşılarak gerekli aksiyonların alınması sağlanır.

Tüm Personel, çıkar çatışmalarına neden olabilecek durumlardan kaçınmak; “Çıkar Çatışmaları Politikası”na ve ilgili diğer düzenlemelere uygun hareket etmek ve bu politikalar uyarınca, olası çıkar çatışması vakalarını tespit edip bunları yönetmekle yükümlüdür.

Personel, potansiyel ya da gerçekleşmiş bir çıkar çatışmasını veya bir durumun çıkar çatışmasıyla ilgili olup olmadığına dair herhangi bir şüphesinin olması halinde bu olayı, derhal yöneticisine ve iç denetim birimine bildirir ve çıkar çatışması yaratabilecek tüm kişisel veya profesyonel ilişkileri ve maddi işlemleri konusunda bilgi verir.

Tespit edilen çıkar çatışmaları, iç kontrol sisteminin ve alınan tedbirlerin yeterliliğinin değerlendirilmesi amacıyla ilgili yöneticiler tarafından incelenir, kayıt altına alınır ve gerekli hallerde alınması planlanan ek tedbirler hakkında Yönetim Kurulu’na bilgi verilir.

7.MÜŞTERİLERİN BİLGİLENDİRİLMESİ

Piyasanın işleyişinden kaynaklanan makul nedenlerden dolayı çıkar çatışmasının önlenememesi durumunda veya Şirket, kendisi ile müşterileri arasında ortaya çıkabilecek çıkar çatışmalarının içeriği ve nedenleri hakkında ilgili faaliyet veya hizmeti sunmadan önce müşteriyi bilgilendirir.

Çıkar çatışmalarının kaçınılmaz olduğu durumlarda hizmet verdiği kişilere piyasadaki fiyat, oran ve uygulamalardan önemli ölçüde farklı olmayacak şekilde adil muamelede bulunarak bu hususlarda hizmet verdiği müşteriyi bilgilendirir.

8.MÜŞTERİ ŞİKÂYETLERİ

Müşteri, şirketin hizmet sunumu sırasında karşılaştığı uygunsuzlukları; elektronik posta, mektup, faks veya yazılı başvurusu ile iletir. Müşteri eğer sözlü şikâyette bulunmuşsa şikâyetlerin incelenebilmesi için yazılı hale dönüştürülmesi talep edilir, müşterinin yazılı şekilde inceleme talebi bulunmamakta ısrar ettiği durumda şikâyetin iletildiği çalışan yazılı hale getirerek üst yöneticisine iletir. 

9.YÜRÜRLÜK

9 (Dokuz) maddeden oluşan işbu Politika,  Yönetim Kurulu tarafından onaylanan 17.07.2023 tarihinde yürürlüğe konmuştur.